Modernização e comunicação na Grande Loja Unida de Inglaterra (UGLE)

Dr. David Staples, Chief Executive Officer da United Grand Lodge of England (Grande Loja Unida de Inglaterra)
Dr. David Staples, Chief Executive Officer da United Grand Lodge of England (Grande Loja Unida de Inglaterra)

Uma entrevista em que o Dr. David Staples, Chief Executive Officer da United Grand Lodge of England (Grande Loja Unida de Inglaterra) revela algumas das principais melhorias que estão sendo feitas.

Na edição de Inverno de 2018, falou sobre a modernização contínua da UGLE. Quais foram as melhorias foram feitas em 2018?

A maior mudança foi reunir funcionários maçónicos e comerciais na Freemasons Hall, que começou com a nomeação de um CEO para a direcção. Isto significou que, pela primeira vez em vários anos, uma única pessoa seria responsável por gerir a organização como um todo.

Os funcionários participaram em vários workshops para entender o que defendemos e porquê; quais são os nossos valores como a “sede” – uma organização distinta separada da UGLE ou do Supremo Grande Capítulo. Eles concordaram com um conjunto de valores e metas organizacionais que resultaram na introdução de novos processos de avaliação, treino obrigatório, escalas salariais e benefícios. Paralelamente, a comunicação regular com o nosso pessoal através do “Town Hall” e das reuniões dos departamentos tem garantido que as pessoas saibam o que está a acontecer e como isso se encaixa num quadro maior, e tudo isso ajudar-nos-á a atrair e reter a melhor equipe possível. Uma reestruturação da organização e das várias funções de negócios, existentes dentro do “edifício”, permitiu-me estabelecer linhas claras de responsabilidade e permitiu que os novos directores facilitassem a mudança e a melhoria nas suas respectivas áreas. Este trabalho resultou em termos recebido a certificação Investors in People – um símbolo não apenas de excelente gestão de pessoas, mas também de normalidade de como uma organização profissional deve funcionar.

Tudo isto pode soar como palavras de Gestor, mas o que significa na realidade é que garantimos que o “Centro” está à altura da tarefa de servir os nossos membros e representá-los efectivamente no mundo moderno.

Para além destas mudanças que afectam a equipa, houve muitos outros projectos menores que visam melhorar a nossa profissionalização e aprimorar o que podemos fazer e como o fazermos. Estes tocaram virtualmente em todos os aspectos das nossas operações. Por exemplo, um projecto sobre arquivo examinou os quilómetros de prateleiras e papéis armazenados no Freemasons’ Hall e ajudou-nos a desenvolver uma política de retenção de documentos. Limpar as prateleiras do escritório principal permitiu-nos considerar novas opções interessantes para o espaço que foi liberado.

Um sistema de reserva e pagamento baseado na web entrou em funcionamento para os participantes nos Supreme Grand Chapter e nos Quarterly Communications, reduzindo drasticamente o número de cheques que precisamos processar e alinhando-nos com as expectativas actuais dos nossos membros.

Em preparação para um foco maior em comunicações, integrámos a Freemasonry Today e nomeámos uma nova equipe editorial, enquanto o Directory of Lodges e o Masonic Yearbook são agora documentos vivos on-line. Treinámos um número de membros como embaixadores junto da Comunicação Social para nos poderem representar em eventos e na imprensa. Encomendámos uma avaliação de capacidade de comunicação e realizámos uma pesquisa com o público em geral para descobrir o que as pessoas realmente pensam de nós e quais as oportunidades que se podem apresentar para melhorar a sua compreensão sobre quem somos e sobre o que somos.

Agora, temos novos sistemas telefónicos e salas de videoconferência para melhorar as comunicações em toda a nossa organização através do mundo, economizando tempo e dinheiro e melhorando o envolvimento com os nossos membros. A nova Events Management Team foi encarregue de se envolver com os nossos membros e incentivá-los a usar e a visitar o Freemasons’ Hall – um lar para todos os Maçons ingleses, e estamos a iniciar um programa de envolvimento comunitário para ampliar a nossa presença pública.

Convertemos apartamentos abandonados em três novos templos em resposta a uma procura cada vez maior por templos, e apoiamos o Improvement Delivery Group na criação de Painéis de Participação Operacional, o sistema de e-learning Solomon e o Members’ Pathway. Tudo isto responde directamente ao nosso desejo de melhorar a nossa atracção por potenciais membros e a nossa retenção dos existentes.

Antecipámos mudanças no quadro legal e emitimos orientações sobre membros transgéneros e protecção de dados. Os sistemas Grand Ranks e ADelphi foram integrados, economizando assim às nossas Províncias e Distritos dias de escrita de cartas de ida e volta.

Muito do que aconteceu em 2018, teve continuidade em 2019 para assegurar que somos uma organização central profissional, adequada para o seu propósito e eficiente, que seja altamente valorizada pelos membros e pelo público e que comunica uma atitude atraente e confiante e uma mensagem relevante e consistente para o mundo exterior.

Quais são os principais objectivos deste processo de modernização?

De uma forma simples, servir melhor os membros tanto da UGLE quanto do Supremo Grande Capítulo. A UGLE precisa de estar pronta para os desafios estabelecidos pelos Governantes e pelo Conselho, mas também de precisa atender às expectativas dos nossos membros. Quando eu era um Secretário de Loja, alguns anos atrás, eu queria que as taxas de filiação da Grande Loja fossem gastas sabiamente, e queria ver algum benefício tangível pelo que eu pago em termos de uma organização confiante pronta para se apresentar no palco público e defender os seus membros. Eu também queria interagir com ela de uma maneira moderna e acessível. Este princípio ainda é válido agora que sou o CEO.

Também falou sobre tornar a sede mais “transparente”. Como é que isto está a ser feito e porquê?

Uma comunicação mais aberta entre as Províncias, os nossos membros e a UGLE permite-nos assegurar uma abordagem alinhada aos nossos desafios comuns – como as pessoas nos percebem; como nos apresentamos no mundo exterior; como normalizamos a Maçonaria aos olhos do público; como atraímos e retemos membros. Estamos a desenvolver uma nova estratégia de comunicação com um departamento com recursos adequados para a implementa. Temos um novo Departamento de Serviços aos Membros para ajudar a agilizar o relacionamento entre os nossos membros e a sua organização, e a implementar as várias iniciativas que vão sendo realizadas por esses grupos com carinho pela Maçonaria.

Que métodos a irá a organização utilizar para dar maior ênfase à atracção de novos membros?

Eu vejo isto muito em termos de normalizar o ambiente do qual nossos membros são atraídos em termos de opinião pública. Sou um cientista por formação e gosto de ver as evidências de algo antes de investir recursos nele. Sabemos que 87% do público conhece a nossa organização e 49% do público tem uma opinião firme sobre nós. Também sabemos que a maioria deles não tem necessariamente uma opinião de que possamos gostar! Isto apesar de todas as boas obras que fazemos, apesar de todo o dinheiro que arrecadamos para caridade e apesar de tudo o que estamos a fazer para nos reabilitarmos aos olhos do público. Reconhecemos que a maioria dos novos membros adere após conversas pessoais com aqueles que já desfrutam da Maçonaria, mas devemos certificar-nos de que aqueles a quem falamos já tenham uma opinião justa sobre nós. Para este fim, estaremos embarcando numa série de intervenções focadas em conseguir exactamente isso – uma compreensão do que é a Maçonaria, quais são os seus valores, o que defendemos e por que somos relevantes na sociedade de hoje. Em conjunto com o recém-lançado Members’ Pathway, esperamos garantir que nenhuma oportunidade seja desperdiçada.

Quais são algumas das mudanças mais importantes planeadas para 2019?

Queremos encontrar novas maneiras de abrir a nossa sede para o maior número de pessoas possível e garantir que cada um desses momentos de contacto forneça a esses indivíduos uma compreensão maior da Maçonaria. A equipa sairá do antigo espaço no escritório central, que esperamos converter numa área pública contendo um espaço para exposições temporárias, um café e um escritório voltado para o público para a Grande Loja Metropolitana.

A introdução de uma política de despesas, política de viagens e sistema de ordens de compra melhorará os nossos controles financeiros, mas a mudança mais importante será a nossa capacidade de oferecer uma estratégia de comunicações abrangente voltada para retomar o controle da narrativa pública sobre a Maçonaria.

Em termos de processos do dia-a-dia, já terá lido sobre a nossa ambição de revolucionar a forma como administramos a organização. As mudanças que estão sendo planeadas através do Projecto Hermes visam substituir os formulários de papel por sistemas baseados na web, eliminando a necessidade de preenchimento infinito de formulários e reduzindo drasticamente o tempo de resposta. Em suma, queremos tornar as vidas dos Secretários de Loja, provinciais e distritais muito mais fáceis. Queremos agilizar a nossa capacidade para cobrar taxas e melhorar a nossa capacidade de analisar e identificar tendências nos dados dos Membros, o que nos ajudará a identificar e propagar melhores práticas onde quer que elas surjam. Eu realmente acredito que temos tempos excitantes pela frente.

A publicação original pode ser lida AQUI

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2 Comentários em “Modernização e comunicação na Grande Loja Unida de Inglaterra (UGLE)

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    A modernização na comunicação e em varias línguas estrangeiras é uma porta importante para integrar maçons do mundo todo. Parabéns!

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    A mudança é sempre bem vinda, é que tenha uma visao moderna evoluindo com a sociedade.

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